Términos y condiciones servicio de firma electrónica

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Creación del documento: 28 de septiembre de 2020
Versión: 1.0

Servicios regulados: Firma electrónica y servicios relacionados.

Estos términos y condiciones contienen las reglas legales y técnicas para la prestación de los servicios de firma electrónica suministrados por Olimpia IT S.A.S., La jurisdicción aplicable será la de Colombia y la Ley aplicable será igualmente la de la República de Colombia.

A continuación, se realiza un glosario de los términos aquí utilizados y su forma de entenderse para los participantes y aceptantes de los términos y condiciones de la plataforma Mi Firma.

Definiciones:

Plataforma Mi Firma: Portal creado por Olimpia IT S.A.S., con la intención de suministrar métodos de firma electrónica bajo los lineamientos legales establecidos en el decreto 2364 de 2012.

Usuario: es la persona natural que, en calidad de ciudadano colombiano o mayor de edad, accede a los servicios de la plataforma Mi Firma.

Firmante: es la persona natural que, en calidad de ciudadano colombiano o mayor de edad, acepta los términos y condiciones del portal Mi Firma y utiliza un método de firma electrónica suministrado por Olimpia IT.

Firmante: es la persona natural que, en calidad de ciudadano colombiano o mayor de edad, acepta los términos y condiciones del portal Mi Firma y utiliza un método de firma electrónica suministrado por Olimpia IT.

Factores de identificación del firmante: Son aquellos medios de identificación que suministra el Usuario tales como correos electrónicos, números de teléfonos celulares y acceso a la dirección IP, desde la cual el firmante utiliza un método de firma electrónica.

Factores de autenticación del firmante: Son aquellos códigos, claves, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a un firmante respecto de un documento electrónico.

Pacto de uso de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan que las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos y firmarlos son los métodos empleados desde la plataforma Mi Firma.

Presunción de autenticidad: Son los efectos jurídicos derivados del pacto de uso de firma electrónica y que se encuentran estipulados en el Decreto 2364 del año 2012.

Integridad: son todos aquellos medios tecnológicos que, incorporados al documento firmado electrónicamente, permiten determinar que el documento no ha sido modificado después de haber ido firmado y que dicho método se encuentra verificado por una tercera parte o entidad que ha avalado dicho medio de incorporación de integridad. La integridad se podrá ver afectada de conformidad con lo establecido en el artículo 9° de la Ley 527 de 1999.

Documento electrónico: Es un mensaje de datos que contiene un carácter comunicativo u obligacional que firmado por los firmantes electrónicos adquiere la característica de manifestar la autonomía de la voluntad privada del firmante como aceptación y no repudio respecto del contenido del documento electrónico.

Decreto 2364 de 2012: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

Documento electrónico transferible: Es un mensaje de datos que incorpora derechos económicos susceptibles de ser transferidos de forma electrónica.

Terceros confiantes: Son aquellas personas que reciben un documento firmado electrónicamente y de conformidad con el principio de confianza legítima y las leyes de la República de Colombia, así como el marco internacional, aceptan la validez de firmas electrónicas que se encuentren acorde con el ordenamiento jurídico colombiano y las normas internacionales aplicables, adoptadas y/o acogidas por la República de Colombia.

Términos de uso de la aplicación Mi Firma:

La aplicación Mi Firma, es una plataforma que suministra métodos de firma electrónica que permiten identificar al firmante respecto de un documento electrónico.

Los métodos de firma electrónica combinan la información suministrada por el firmante la cual se considera es fidedigna y corresponde a los nombres y apellidos con los cuales la persona se identifica en la República de Colombia y son los que se encuentran consignados en su documento de identificación.

El correo electrónico y número de teléfono celular son empleados con el fin de realizar el proceso de autenticación del usuario, mediante claves dinámicas enviadas a los datos de contacto suministrados por el usuario.

Una vez el usuario se ha autenticado tendrá derecho a un número finito de firmas electrónicas, las cuales serán gratuitas durante el término de treinta (30) días tiempo, una vez el tiempo de consumo gratuito de firmas electrónicas a terminado el usuario podrá adquirir un plan anual o mensual de firmas electrónicas que se encuentran publicados en la plataforma Mi Firma.

La firma electrónica se podrá evidenciar dentro del mismo documento firmado, al final del documento en el espacio dispuesto como antefirmas y contendrá lo siguiente:

    - Clave dinámica de autenticación del firmante.
    - Fecha de la imposición de la firma electrónica.
    - Hora de la imposición de la firma electrónica.
    - Grafía seleccionada por el firmante como parte del proceso de personalización de su firma electrónica.

El usuario deberá seguir las instrucciones para seleccionar una grafía por medio de la cual personalice su firma electrónica y haga parte del método de firma electrónica, al documento firmado electrónicamente le será acompañado un medio de integridad suministrado por Olimpia IT S.A.S., que permitirá conservar la integridad del documento firmado y revelar si el documento es modificado con posterioridad a la imposición de la firma electrónica. Una vez firmado electrónicamente el documento, este gozará de presunción de autenticidad de conformidad con el pacto de uso de firma electrónica que se detalla a continuación y gozará de integridad por el medio de integridad suministrado por Olimpia IT S.A.S., por cada documento firmado electrónicamente. Cuando el documento electrónico requiera más de un firmante, cada firmante deberá aceptar estos términos y condiciones, con el fin de validar el siguiente acuerdo de uso de firma electrónica y acogerse a las reglas del servicio prestado.

Una vez firmado electrónicamente el documento, este gozará de presunción de autenticidad de conformidad con el pacto de uso de firma electrónica que se detalla a continuación y gozará de integridad por el medio de integridad suministrado por Olimpia IT S.A.S., por cada documento firmado electrónicamente.

Cuando el documento electrónico requiera más de un firmante, cada firmante deberá aceptar estos términos y condiciones, con el fin de validar el siguiente acuerdo de uso de firma electrónica y acogerse a las reglas del servicio prestado.

Alcance en la experiencia de usuario de las firmas electrónicas entregadas en la plataforma Mi Firma:

Para acceder a los servicios de firma electrónica suministrados por la plataforma Mi Firma el usuario deberá realizar los siguientes pasos:

    - Aceptar los términos y condiciones.
    - Aceptar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales (ATDP).
    - Suministrar la información requerida por la aplicación Mi Firma.
    - Personalizar la grafía de la firma electrónica que empleará.
    - Cargar los documentos a firmar en formato PDF (Portable Document Format - formato de documento portátil).
    - Ubicar la grafía de la firma electrónica personalizada dentro del documento que se firmará de forma electrónica.
    - Aceptar y firmar electrónicamente según la forma que muestre la plataforma Mi Firma.

Olimpia IT S.A.S., no garantiza el proceso de firmado electrónico cuando el usuario no cumpla de manera satisfactoria el proceso aquí descrito y detallado en la plataforma Mi Firma.

Suministro de métodos de firma electrónica y servicios relacionados para los usuarios:

Olimpia IT S.A.S., por medio de la plataforma Mi Firma, permite el uso de métodos de firma electrónica que no constituyen licencia bajo estos términos y condiciones, por lo cual, el usuario no se considera licenciado en el uso del software, marca, productos u otros similares de Mi Firma y Olimpia IT S.A.S., no se encuentra en la obligación de suministrar información confidencial o de su know how.

El alcance de los servicios de la plataforma Mi Firma, se encuentran determinados por las funcionalidades que se encuentran disponibles en la misma plataforma y ninguna de ellas es objeto de licenciamiento de software, por lo cual, el usuario solo tiene derecho a los métodos de firma electrónica suministrados y los demás servicios relacionados con los métodos de firma electrónica y dispuestos en la plataforma Mi Firma.

Pacto de uso de firma electrónica:

El usuario al aceptar estos términos y condiciones acuerda que en todos los documentos que firme electrónicamente se presumen que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, cumplen los requisitos de firma electrónica.

Prueba del pacto de uso de firma electrónica:

Para efectos legales, la prueba de la presunción de autenticidad del documento firmado electrónicamente será la aceptación de estos términos y condiciones.

Prueba de la integridad de la firma electrónica:

Para efectos legales, la prueba de la integridad del documento firmado electrónicamente estará inserta dentro del mismo documento y se podrá identificar como un certificado digital en versión X-509 v3 u otro similar que refleje el conjunto de algoritmos que permiten determinar que el documento goa de integridad una vez ha sido firmado electrónicamente por los firmantes.

Entrega de firmas gratuitas:

Las firmas electrónicas gratuitas serán ilimitadas en su número, pero limitadas por un tiempo finito determinado en treinta (30) días calendario contados desde el día de la inscripción del usuario en la plataforma Mi Firma, y según lo definido en las campañas promociones que estén activas al momento que el usuario se inscriba en la plataforma Mi Firma, las cuales se comunicarán desde la plataforma Mi Firma.

Responsabilidad por información falsa o fraudulenta:

El usuario será responsable ante Olimpia IT S.A.S., sus matrices y subordinadas y ante terceros confiantes, respecto del suministro de información falsa empleada tanto en los documentos electrónicos como para el suministro de firmas electrónicas, que ocasione o pueda llegar a ocasionar detrimento económico, patrimonial o reputacional, a las entidades y sujetos indeterminados aquí descritos.

Suspensión y revocación del servicio de firma electrónica:

Con las pruebas suficientes que se encuentren a disposición de Olimpia IT S.A.S., con información pública o privada a la que tuviere acceso Olimpia IT S.A.S., o basado en peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones, a partir de la cual se logre determinar que existe un riesgo inaceptable para su reputación, su patrimonio, eventual daño económico u otros de naturaleza similar que puedan llegar a afectar de alguna forma a Olimpia IT S.A.S., sus matrices, subordinadas o terceros confiantes, se podrá realizar la suspensión del servicio o la revocación de la firma electrónica suministrada sin la posibilidad de usarla nuevamente.

La determinación de suspensión o revocación del servicio estará sujeta al impacto del riesgo que se obtenga a partir de la información a la que Olimpia IT S.A.S., tenga acceso y será de su entera discrecionalidad aplicar una u otra medida.

La información que sirva de base para la toma de la decisión de suspensión o revocación del servicio es confidencial y solo será entregada a las autoridades judiciales o administrativas en el ejercicio de su función.

La decisión de suspensión o revocación del servicio de firma electrónica no configura la renuncia de Olimpia IT S.A.S, a iniciar todas las acciones legales y/o administrativas que considere necesarias o pertinentes para el restablecimiento de sus derechos como persona jurídica legalmente constituida.

Efectos de la suspensión del servicio de firma electrónica:

Una vez se suspenda el servicio de firma electrónica, se le informará al usuario por medio de la plataforma Mi Firma o simplemente se le impedirá el acceso a la misma.

La comunicación de la suspensión del servicio de firma electrónica, se le comunicará por los medios que este haya suministrado en la plataforma Mi Firma.

El tiempo de suspensión de los servicios prestados por Olimpia IT S.A.S., a través de la plataforma Mi Firma, se mantendrá mientras las causas que dieron origen a la suspensión existan.

La suspensión podrá afectar tanto el uso de las firmas electrónicas como los documentos firmados electrónicamente.

Efectos de la revocación del servicio de firma electrónica:

El servicio de firma electrónica podrá ser revocado cuando las causas que dieron origen a la revocación sean consideradas como graves por Olimpia IT S.A.S., y bajo su entera discrecionalidad. Una vez revocado el servicio de firma electrónica, se le impedirá el acceso a la misma.

La comunicación de la revocación del servicio de firma electrónica, se le comunicará por los medios que este haya suministrado en la plataforma Mi Firma.

La revocación del servicio de firma electrónica impedirá que el usuario se registre nuevamente en la plataforma y/o mantenga relaciones comerciales con Olimpia IT S.A.S., sus matrices o subordinadas.

La revocación podrá afectar tanto el uso de las firmas electrónicas como los documentos firmados electrónicamente.

Liberación de responsabilidad por actos fraudulentos o ilegales:

El usuario exonera de toda responsabilidad a Olimpia IT S.A.S., sus matrices o subordinadas por los actos fraudulentos, violatorios de la ley o ilegales que se realicen empleando sus firmas electrónicas o los documentos firmados electrónicamente.

La utilización de la plataforma Mi Firma por fuera de los usos legales, de lo establecido en estos términos y condiciones o de acuerdo comercial integral suscrito con Olimpia IT S.A.S., será de absoluta responsabilidad del usuario y por ende, libera a Olimpia IT S.A.S., sus matrices o subordinadas del llamamiento que hagan las autoridades administrativas o judiciales a responder en investigaciones, procesos judiciales o similares por los usos por fuera de la ley o por fuera de lo pactado que haya hecho el usuario de la plataforma Mi Firma, de sus servicios, así como de las firmas electrónicas o de los documentos firmados electrónicamente.

De igual forma toda alusión no autorizada a las marcas de Olimpia IT S.A.S., incluida de Mi Firma que puedan llegar a ocasionar daño o incrementar el riesgo reputacional, económico patrimonial u otro similar.

Uso autorizado de la marca, logos, lemas y enseñas de Olimpia IT S.A.S.:

El usuario podrá hacer referencia a Olimpia IT S.A.S., o a Mi Firma, dentro de los alcances legales y dentro de los siguientes términos:

    - Para hacer referencia a Olimpia IT S.A.S., o Mi Firma como prestador del servicio de firma electrónica.
    - Para hacer referencia a Olimpia IT S.A.S., o Mi Firma como prestador del servicio de integridad de firmas electrónicas suministradas a través de sus plataformas de firma electrónica.
    - Para hacer referencia a Olimpia IT S.A.S., o Mi Firma de forma respetuosa sin que vulnere la honra y el buen, en redes sociales, a terceros confiantes u otras formas de mención públicas o privadas.
    - Para el uso autorizado de otras marcas de Olimpia IT S.A.S., distintas a MI Firma, el usuario deberá contar con previa autorización de Olimpia IT S.A.S., so pena de incurrir en faltas legales por el uso no autorizado de las mismas.
    - Olimpia IT S.A.S., se reserva la posibilidad de iniciar todas las acciones legales que considere necesarias y/o oportunas a fin de lograr el restablecimiento de sus derechos como persona jurídica legalmente constituida.

Suministro de información para autoridades judiciales o administrativas:

Olimpia IT S.A.S., suministrará la información que sobre el servicio de Mi Firma y/o los usuarios de Mi Firma, soliciten las autoridades judiciales en el marco de sus actuaciones o administrativas siempre que sea funcionario público competente y se encuentre dentro del marco de sus funciones.

Confidencialidad de la información de los usuarios:

La información de los usuarios es confidencial y será tratada de conformidad con lo establecido en la Autorización de Tratamiento de Datos Personales que acepte el usuario al momento de realizar el proceso de inscripción en la plataforma Mi Firma.

Confidencialidad y Know How de la información de la plataforma Mi Firma:

La información disponible al público desde la plataforma Mi Firma, es de propiedad de Olimpia IT S.A.S., así como el código fuente y objeto por medio del cual los usuarios hacen uso de los métodos de firma electrónica y sus servicios relacionados.

Por lo anterior, dicha información no es objeto de ser entregada a los usuarios o terceros confiantes en la firma electrónica, salvo la información disponible al público la cual, podrá ser suministrada por medio de la plataforma Mi Firma o a petición del usuario, tercero confiante u otra persona que los requiera de forma respetuosa y dentro del marco de las leyes colombianas.

Previo a la entrega de la información solicitada, Olimpia IT S.A.S., podrá determinar la viabilidad de suministrar la información y validar el propósito con el cual se requiere la información.

Dependiendo de la valoración que realice Olimpia IT S.A.S., a su total discrecionalidad podrá suministrar la información requerida o limitar la entrega de esta de forma total o parcial, así como delimitar los usos que se le pueda dar a la información suministrada.

Cualquier reproducción total o parcial, deberá contar con la previa autorización de Olimpia IT S.A.S., sin embargo, cuando la misma sea utilizada con fines académicos que no vulneren la honra y el buen nombre de Olimpia IT S.A.S., sus matrices o subordinadas, así como sus marcas, lemas, enseñas comerciales, propiedad industrial o Know How, esta reproducción se deberá ceñir a lo establecido por las normas de derechos de autor aplicables a la República de Colombia y los convenios o normas internacionales aplicables a la materia.

Cumplimiento de las leyes colombianas:

La plataforma Mi Firma de propiedad de Olimpia IT S.A.S., cumple de manera satisfactoria las normas colombianas que le rigen para la prestación del servicio de firmas electrónicas y sus servicios relacionados.

Adquisición de planes anuales o mensuales de firma electrónica:

Una vez el usuario consuma las firmas electrónicas suministradas de forma gratuita, para poder emplear nuevas firmas electrónicas, deberá adquirir uno de los planes dispuestos en la plataforma Mi Firma y pagar por dicho plan de firmas electrónicas, el valor dispuesto para cada plan.

Los medios de pago de los planes serán los dispuestos por Olimpia IT S.A.S., a través de su plataforma Mi Firma.

Información de la transacción de compra:

La transacción de compra será registrada de conformidad con las reglas establecidas por la pasarela de pago que se encuentre dentro de la plataforma Mi Firma.

De conformidad con lo establecido en la legislación colombiana, Olimpia IT S.A.S., dará cumplimiento a los procedimientos de reversión de compras que se establezcan y se pacten con la pasarela de pago que preste los servicios de compra.

Responsabilidad por cada documento firmado:

La responsabilidad respecto del contenido de cada documento firmado electrónicamente por el firmante, es exclusiva del firmante por lo que exonera a Olimpia IT S.A.S., sus matrices, subordinadas o terceros confiantes, respecto del contenido del documento, sea este carácter legal o ilegal.

Información comercial:

El usuario acepta que la publicidad de la plataforma Mi Firma, se acoge a los términos legales de publicidad y por ello, las reglas del servicio se encuentran detalladas en las funcionalidades de la plataforma Mi Firma y lo descrito en estos términos y condiciones.

Si existe alguna discrepancia entre la publicidad de Mi Firma y lo dispuesto en los términos y condiciones aceptados, prevalecerá lo dispuesto en estos términos y condiciones.

Devolución de dinero:

El usuario podrá solicitar dentro de los términos legales dispuestos para ello, la devolución del dinero por la compra realizada y bajo las causales que para ello disponga la legislación vigente y su regulación.

Olimpia IT S.A.S., será respetuoso de la decisión del usuario de solicitar la devolución del dinero cuando ello aplique, sin embargo, se reserva la facultad de revisar la solicitud de reversión de compra o devolución de dinero cuando se invoque una causal distinta a las establecidas por la ley y su reglamentación.

Traslado de saldos pendientes de consumo a servicios de firma electrónica:

Cuando el usuario haya adquirido de forma previa otros servicios de firmado electrónico por medio de la plataforma Mi Firma, podrá solicitar el reembolso total del dinero pagado por dichos servicios o la sustitución por servicios de firma electrónica a su libre escogencia, esta solicitud la podrá presentar en cualquier momento y mientras los servicios inicialmente adquiridos se encuentren vigentes.

Uso de plantillas suministradas por Olimpia IT:

Olimpia IT S.A.S., por medio de su plataforma Mi Firma podrá suministrar plantillas predeterminadas de documentos electrónicos para ser diligenciadas por el usuario, tales como formato de poder, de pagaré, de recomendación personal, etc.

El usuario exime de responsabilidad a Olimpia IT de las controversias que se generen a partir del contenido de estas y sus efectos jurídicos.

Estos formatos no implican asesoría jurídica complementaria, por lo tanto, se recomienda que el usuario, acuda a servicios legales especializados, cuando emplee estas plantillas predeterminadas.

Servicio Cloud Computing:

La naturaleza del servicio prestado tiene las siguientes características técnicas y de consumo:

    a. El usuario, provee unilateralmente capacidades de computación, entendidas como tiempo de servidor y almacenamiento en red, (recursos de almacenamiento compartidos) con el fin de hacer uso del servicio prestado, sin necesidad de ponerse en contacto con Olimpia IT.
    b. El servicio puede ser accedido desde plataformas web, así como dispositivos móviles.
    c. Los dispositivos físicos y lógicos asignados por Olimpia IT, para el uso del servicio por parte del usuario, se encuentran condicionados a la demanda del servicio que haga el suscriptor, especificando que su información o la de terceros se encuentra alojada en data center ubicados en el territorio colombiano.
    d. Los recursos lógicos proporcionados por Olimpia IT para el uso del servicio por parte del usuario, incrementan o decrecen acorde con la necesidad de consumo que requiera el usuario.
    e. La capacidad de los servicios prestados por Olimpia IT al usuario, es monitoreada a fin de determinarla acorde con la demanda del usuario.

El servicio prestado por Olimpia IT al usuario es en la modalidad de software como servicio (SaaS), por sus siglas en inglés, acorde con los términos definidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y que se transcribe a continuación:

    “La capacidad proporcionada al consumidor es utilizar las aplicaciones del proveedor que se ejecutan en una infraestructura cloud. Las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos cliente a través de una interfaz de cliente ligero, como un navegador web (por ejemplo, correo electrónico basado en web) o una interfaz de programa. El consumidor no gestiona ni controla la infraestructura subyacente de la nube, incluyendo la red, los servidores, los sistemas operativos, el almacenamiento o incluso las capacidades de las aplicaciones individuales, con la posible excepción de los ajustes de configuración específicos de la aplicación específicos del usuario.”

La implementación del servicio prestado por Olimpia IT al usuario, es por medio de “nube privada” la cual es de propiedad de OLIMPIA, quien la administra y opera.

Que bajo el esquema de contratación pactado entre Olimpia IT y el usuario, Olimpia IT tiene la calidad de proveedor de nube, según los términos del Oficio de Registro No. 1058335 del 22 de junio de 2017, expedido por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Que el artículo 187 de la ley 1819 de 2016, modificado por la Ley 2010 de 2019, excluyó del impuesto al Valor Agregado (IVA) los servicios de computación en la nube, de la siguiente forma:

    21. Suministro de páginas web, servidores (hosting), computación en la nube (cloud computing).

Excepción de aplicación de estos términos y condiciones:

Olimpia IT S.A.S., puede exceptuar la aplicación de estos términos y condiciones como marco contractual para la prestación de los servicios suministrados por medio de la plataforma Mi Firma, cuando exista un acuerdo comercial especial que regule contractualmente la prestación de los servicios de la plataforma Mi Firma.

En estos eventos contractuales especiales, podrán regular integraciones y la prestación de servicios adicionales desde la plataforma Mi Firma.

Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones:

El usuario podrá presentar de forma respetuosa peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones a través del chat el cual se encuentra dentro de la plataforma Mi Firma y cuando sea necesario dar una contestación a la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, la misma se sujetará a lo establecido en la legislación vigente para el derecho de petición.

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que requieran o soliciten una respuesta serán tratadas de conformidad con lo establecido en la ley para los derechos de petición.

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que requieran o soliciten una respuesta y que versen sobre información personal serán tratadas de conformidad con lo establecido en la ley para los derechos de petición y en concordancia con las leyes sobre protección de datos personales.

Prohibición de uso ilegal de la plataforma Mi Firma:

Todo uso ilegal que se realice de la plataforma Mi Firma implica la suspensión o revocación de los servicios suministrados por medio de la plataforma Mi Firma.

Para lo anterior, Olimpia IT S.A.S., podrá consultar y/o verificar información pública o privada en medios de comunicación públicos o privados o que llegare a conocer por cualquier medio lícito, en la cual se cite, mencione o relacione al usuario o firmante con alguna conducta ilegal.

Con el fin de mitigar los riesgos reputacionales de Olimpia IT S.A.S., sus matrices o subordinadas, bastará con la información que se pueda recopilar, para proceder a suspender o revocar el servicio de firma electrónica.

Acepto y me obligo con estos términos y condiciones, al dar clic en el botón que indica "acepto los términos y condiciones".